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10 febrero 2022 Javier López

10 claves estratégicas para tu comunicación interna

La comunicación interna se debe basar en las líneas estratégicas de la compañía. El equilibrio entre cercanía y profesionalidad es uno de los mayores retos a conseguir

La comunicación interna es un aspecto cada vez más relevante en las organizaciones. Desde principios de la década, ha ganado relevancia a nivel estratégico, pues el ecosistema empresarial ha interiorizado que potenciar la comunicación interna tiene una función cohesionadora, que fomenta la identificación con la organización, potencia sus mensajes a los diferentes públicos, reduce la rotación y alinea los objetivos comunes. En definitiva, no existe ya organización que se precie que no trabaje su comunicación interna.

Las fórmulas de establecer la comunicación se han ido multiplicando con el paso del tiempo, y cada organización adaptándola a sus circunstancias: Reuniones, mailing interno, chat, videoconferencias, teléfono, redes sociales corporativas, revistas, blogs o incluso meetings en la oficina o jornadas de puertas abiertas. Valorando el volumen de empleados, las oficinas con las que cuenta, la tipología de trabajo y el tiempo del que disponen, las empresas se decantan por uno u otro. Pero más allá del formato, en esta entrada nos centraremos en el aspecto estratégico. Si una organización quiere impulsar la comunicación interna, ¿Qué características son esenciales? Las resumimos a continuación:

Ha de ser bidireccional y transversal

En muchas ocasiones nos encontramos con organizaciones que entienden la comunicación desde un punto de vista jerárquico, de manera que la comunicación solo existe en una dirección, de arriba hacia abajo. Este hecho deja fuera de juego a sus integrantes y corta un nexo fundamental de afiliación. Es, sencillamente, un error. La comunicación interna ha de posibilitar la interacción, y uno de sus objetivos será establecer una conversación con los equipos que conforman la compañía, pues es la mejor manera de entender el corazón de la misma y hacerla evolucionar.

Ha de ser entendible y universal.

La comunicación sencilla es un arte. La comunicación interna genera una mayor afinidad, potenciando la colaboración y generando menos confusión, cuando más fácil es de entender. Escoge un lenguaje que toda la organización entienda y comparta, y genera unos códigos distinguibles, que repitas con asiduidad. Muchas veces la solemnidad de hablar a nivel corporativo termina creando mensajes rimbombantes y difíciles de digerir. Si tienes dudas, piensa en la forma más sencilla. Casi siempre acertarás.

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Ha de ser estratégica.

La comunicación interna se ha fundamentar en las líneas estratégicas de la compañía, fundiéndose en una sola cosa. Se trata de una cuestión de coherencia comunicativa, de personalidad y de sentido corporativo. Si alineas a todos los actores que intervienen en la comunicación interna, sus mensajes se permeabilizarán fuera de la organización con el mismo espíritu y objetivos.

Ha de estar consensuada.

La comunicación interna de una organización requiere de una guía de estilo, que la haga reconocible por todas las partes. La comunicación Frankenstein, con muchas manos, muchos tonos y muchos estilos puede provocar que el mensaje se difumine y no se entienda, o que no adquiera familiaridad y, por tanto, no consiga apego por parte de las personas que componen la organización. Conseguir el difícil equilibrio entre cercanía y profesionalidad es uno de los mayores retos de la comunicación interna.

Ha de ser flexible.

Si bien es positivo mantener regularidad en las comunicaciones, los canales han de estar preparados para que cuando sucede un acontecimiento o hecho remarcable dentro de la organización, este canal tenga agilidad para transmitir el mensaje. La comunicación interna ha de estar preparada para la excepcionalidad. A veces, tardar en comunicar aspectos importantes puede penalizar al estado de ánimo de una organización.

Ha de ser compartible.

No todas las personas de una organización podrán ver los mensajes en el mismo tiempo, por circunstancias del trabajo, y quizás les pidan a sus compañeros que le reenvíen el mensaje. Por este tipo de circunstancias, debemos procurar que el mensaje debe ser fácilmente compartible, a la vez que seguro y privado. En este sentido, siempre está bien consultar con los departamentos de ciberseguridad, si existiera, y si no, con los responsables técnicos.

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Ha de ser integradora.

Vivimos un momento histórico en que, por fortuna, la comunicación está ganando en inclusividad. El lenguaje cada vez atiende más y mejor a los diferentes grupos sociales, buscando fórmulas en las que sientan todas las personas representadas. Tenemos la suerte de contar con una lengua muy rica y maleable, donde casi siempre, si lo buscas, encuentra la manera de expresar atiendo a todas las sensibilidades. Es cuestión de entrenamiento.

Ha de ser oficial.

Lo que comuniquemos, desde el punto de vista de marca, por los canales internos ha de ser aprobado por los responsables del departamento de comunicación de la empresa. No sucede lo mismo con los comentarios o reacciones que se realicen a título individual en la empresa, de la cual cada persona es responsable. Para evitar problemas reputacionales, recomendamos que exista siempre un manual de comunicación interna y Social Media Guideline que sirva de orientación a todos los integrantes de la organización.

Ha de ser positiva.

Cualquier comunicación que hagas, afróntala en positivo. No es lo mismo decir “reabriremos la sala-comedor en dos semanas” a decir “durante quince días la sala-comedor no estará disponible”. La percepción es bien diferente. Transmitir una actitud positiva es contagioso, y tener buen humor en tu lugar de trabajo una bendición. Aunque no lo parezca, el cómo se reciben los mensajes puede servir para crear un estado de ánimo.

Ha de ser accesible.

Vivimos una época móvil y omnicanal, donde la información fluye y se transforma. La organización debe estudiar cuáles son las herramientas más adecuadas para que sus comunicaciones se transmitan de la manera más segura y eficaz posible. No dejes que nadie de la organización se sienta fuera de tus comunicaciones.

Javier López

Consultor de comunicación digital
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